Die Rolle von internen ISMS Vor-Ort-Audits

In der zunehmend digitalisierten Welt von heute, in der Remote-Arbeit und virtuelle Meetings zur Norm geworden sind, mag die Verlockung groß sein, auch interne Audits auf die digitale Ebene zu verlagern. Doch während einige offizielle Prüfungen, wie beispielsweise TISAX AL2 Assessments, erfolgreich aus der Ferne durchgeführt werden können und dürfen, gibt es stichhaltige Gründe dafür, warum interne Audits vorzugsweise vor Ort stattfinden sollten. In diesem Artikel werde ich die Bedeutung von Vor-Ort-Audits erörtern und erklären, warum sie für die Integrität und Effektivität des Prüfprozesses unerlässlich sind.

Umfassende Bewertung physischer Sicherheitskontrollen

Einer der Hauptgründe für die Durchführung interner Audits vor Ort ist die Möglichkeit, physische Sicherheitskontrollen gründlich zu überprüfen. Remote-Audits können zwar Dokumentationen und digitale Systeme erfassen, aber sie können die reale Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen nicht adäquat beurteilen. Ein Vor-Ort-Audit ermöglicht es dem Auditor wichtige Punkte persönlich zu überprüfen:

• Zugangskontrollsysteme

• Sicherheit von Serverräumen und sensiblen Bereichen

• Korrekte Implementierung von Überwachungssystemen

• Einhaltung von Clean-Desk-Policies

• Ordnungsgemäße Entsorgung vertraulicher Dokumente

Diese Aspekte sind entscheidend für die Gesamtsicherheit einer Organisation und können nur durch eine persönliche Inspektion zuverlässig bewertet werden.

Beurteilung baulicher Gegebenheiten

Jedes Gebäude und jeder Standort hat einzigartige strukturelle Eigenschaften, die die Sicherheit und Compliance beeinflussen können. Ein Vor-Ort-Audit ermöglicht es dem Auditor auch baulichen Gegebenheiten direkt zu beurteilen:

• Angemessenheit von Brandschutzmaßnahmen

• Sicherheit von Fenstern und Türen

• Vorhandensein und Funktionsfähigkeit von Alarmsystemen

Diese Aspekte können in einem Remote-Audit leicht übersehen oder falsch eingeschätzt werden, was zu Sicherheitslücken und Risiken führen kann.

Erfassung standortspezifischer Aspekte

Jeder Standort hat seine eigenen Besonderheiten und Herausforderungen, die nur durch eine Vor-Ort-Begehung vollständig erfasst werden können. Dazu gehören oft:

• Lokale Umgebungsfaktoren, die die Sicherheit beeinflussen

• Spezifische Arbeitsabläufe und -praktiken

• Interaktion zwischen verschiedenen Abteilungen

• Kulturelle Aspekte, die Einfluss auf die Sicherheitspraktiken haben können

Erst ein Vor-Ort-Audit ermöglicht es dem Auditor, diese nuancierten Aspekte zu berücksichtigen und maßgeschneiderte Empfehlungen zu geben.

Konformität mit Zertifizierungsstandards

Viele Zertifizierungsstellen legen großen Wert darauf, dass interne Audits vor Ort durchgeführt werden. Dies hat mehrere Gründe:

• Es gewährleistet eine gründliche Überprüfung aller relevanten Aspekte

• Es demonstriert das Engagement der Organisation für Sicherheit und Compliance

• Es bereitet die Organisation besser auf externe Audits vor

Indem Sie interne Audits vor Ort durchführen, stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation den Erwartungen der meisten Zertifizierungsstellen entspricht und gut für zukünftige externe Prüfungen vorbereitet ist. Denn insbesondere, wenn die offizielle Prüfung nur Remote stattfindet, legen die Auditoren ein besonderes Augenmerk darauf, das zumindest die internen Audits vor Ort stattgefunden haben. Denn ein oft übersehener Aspekt ist das Risiko, das entsteht, wenn interne Audits ausschließlich remote durchgeführt werden. Nehmen wir als Beispiel ein TISAX Assessment auf AL2-Niveau:

• Die AL2-Prüfung selbst kann remote erfolgen

• Wenn jedoch die internen Audits ebenfalls remote durchgeführt wurden, bedeutet dies, dass kein Auditor die physischen Gegebenheiten vor Ort überprüft hat

• Dies kann zu Zweifeln an der Belastbarkeit der Auditergebnisse führen, insbesondere in Bezug auf physische Sicherheitsaspekte

Durch die Durchführung interner Audits vor Ort minimieren somit Sie das Risiko, dass Ihre Sicherheitsmaßnahmen später in Frage gestellt werden.

Verbesserung der Kommunikation und des Verständnisses

Ein oft unterschätzter Vorteil von Vor-Ort-Audits ist die verbesserte Kommunikation zwischen Auditoren und Mitarbeitern. Persönliche Interaktionen ermöglichen:

• Klarere Erklärungen von Prozessen und Verfahren

• Sofortige Klärung von Missverständnissen

• Aufbau von Vertrauen zwischen Auditor und Auditee

• Möglichkeit für Mitarbeiter, Bedenken oder Verbesserungsvorschläge direkt zu äußern

Diese persönliche Komponente kann zu genaueren Auditergebnissen und effektiveren Verbesserungsmaßnahmen führen.

In a nutshell

Während Remote-Audits in bestimmten Situationen ihre Berechtigung haben, zeigt sich deutlich, dass interne Audits vor Ort zahlreiche Vorteile bieten. Sie ermöglichen eine umfassendere Bewertung der Sicherheitskontrollen, berücksichtigen bauliche und standortspezifische Aspekte und minimieren Risiken bei späteren Überprüfungen. Darüber hinaus entsprechen sie den Erwartungen von Zertifizierungsstellen und verbessern die Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Als Auditee sollten Sie daher darauf bestehen, dass interne Audits vor Ort durchgeführt werden. Dies mag zunächst mit einem höheren Aufwand verbunden sein, zahlt sich jedoch langfristig durch robustere Sicherheitsmaßnahmen, bessere Vorbereitung auf externe Audits und ein tieferes Verständnis Ihrer organisatorischen Stärken und Schwächen aus. Indem Sie Vor-Ort-Audits priorisieren, demonstrieren Sie nicht nur Ihr Engagement für Sicherheit und Compliance, sondern investieren auch in die langfristige Integrität und Widerstandsfähigkeit Ihrer Organisation. In einer Welt, in der Sicherheitsbedrohungen ständig zunehmen, ist dies eine Investition, die sich mehr als auszahlt.